Online Vereinsverwaltung
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Ihr Verein will einen ersten Schritt zur Digitalisierung seiner Abläufe machen, um sich manuelle Aufwände zu sparen?
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Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung sind für Sie ein Muss?
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Sie sind es leid, jedes Jahr die Beitragsgruppen Ihrer Mitglieder zu überprüfen und gegebenenfalls umzuschlüsseln?
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Sie wollen Ihren Mitarbeitern und ehrenamtlichen Helfern einen bedarfsorientieren und datenschutz-konformen Zugriff auf die Mitgliederdaten geben ohne Excel-Dateien verschicken zu müssen?
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Hohe Anschaffungskosten sind für Sie nicht darstellbar? Sie wollen lieber eine Lösung zu fairen monatlichen Gebühren mieten?
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Sie wollen von der Erfahrung eines Anbieters profitieren, der sein System im eigenen Verein einsetzt?
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Neuigkeiten

  • 16.11.2018
    Version 3.10.5.0: Suche nach Geburtsdatum, Statistik-Seite (Abteilungsstatistik, runde Geburtstage, Jubliäen)
  • 21.10.2018
    Version 3.10.1.0: Globaler Konsistenzcheck, Vorbestimmung des Verwandtschaftstyps, Kopier-Funktion für Berechtigungen
  • 07.10.2018
    Version 3.10.0.0: Prüfen von IBANs bei der Eingabe, Optimierte Zuordnung von Verwandtschaftsbeziehungen, Suche nach Straßenname ermöglicht
  • 29.06.2018
    Version 3.9.0.0: Verwalten von Zahlungsarten, Integration von Aufnahmebeiträgen, Such-/Lösch-Funktion für Rechnungsläufe, Erweiterte Konsistenzchecks bei Lastschrift-Mandaten (Kontoinhaber, IBAN), Erstellung von Begrüßungsschreiben
  • 20.05.2018
    Ergänzung der Datenschutzerklärung
  • 13.05.2018
    Version 3.8.0.0: Beitragsberechnung regulär und unterjährig, Erzeugung/Export von Rechnungsläufen, Funktionalität zum Löschen der Benutzer implementiert (DSGVO)
  • 10.03.2018
    Version 3.7.0.0: Erster Prototyp der web-basierten Mitgliederverwaltung, Portierung der kryptographischen Verfahren
  • 21.09.2017
    Version 3.6.0.0: Benachrichtigungsversand bei Anlegen/Ändern oder Löschen von Einzel- oder Doppelbuchungen, Verwaltung von benutzer-spezifischen Einstellungen
  • 04.06.2017
    Aktualisierung der Referenzen-Liste
  • 31.01.2017
    Aktualisierung der Info-Homepage wird veröffentlicht
  • 28.01.2017
    Version 3.5.0.0: Neue Funktionen: Benutzer-Synchronisation (Excel), Sondermarkierung für Einzel und Doppel (z.B. Clubmeisterschaften), Auto-Login, Optimierung der mobilen Ansicht
  • 25.05.2016
    Version 3.4.0.0: Mitglieder können Änderungsmeldungen für Ihre hinterlegten Stammdaten absetzen. Erster Prototyp der Mitgliederverwaltung im Browser inklusive Umsetzung der kryptographischen Funktionen zur sicheren Datenablage
  • 07.02.2016
    Version 3.3.0.0: Terminplanungsmodul um Statistik erweitert. Die Anmeldemöglichkeit zu einem Termin kann jetzt als "geschlossen" markiert werden.
  • 16.01.2016
    Erste Version der Info-Homepage geht online.
  • 21.09.2015
    Version 3.2.0.0: Auswertungsmodul fertiggestellt. Folgende Berichte stehen zur Verfügung: Reservierungen pro Mitglied/Jahr, Gaststunden pro Mitglied/Jahr
  • 17.04.2015
    Version 3.1.0.0: Optimierung der Terminal-Anzeige, Serien-Reservierungen
  • 08.03.2015
    Version 3.0.0.0: Erste Version der Benutzerverwaltung, Reservierungsbeschränkung für Vorort-Terminal, Konfigurierbarkeit der Vorlaufzeit einer Reservierung, Umstellung auf AngularJs Web-Framework
  • 27.09.2014
    Version 2.2.0.0: Reservierungen können jetzt geändert werden (inklusive Protokollierung), Layout der Einstiegsseite modernisiert
  • 30.03.2014
    Version 2.1.0.0: Terminal-Modus für Vorort-Terminal
  • 16.03.2014
    Version 2.0.0.0: Neues Modul: Platzreservierung
  • 25.03.2013
    Die erste Version des Systems wird veröffentlicht. Das Modul "Mitgliederverwaltung" wird beim TSV Deuringen eingeführt, um verteilte Excel-Listen abzulösen und allen berechtigten Personen Zugriff auf die zentral verschlüsselt abgelegten Mitgliederdaten zu ermöglichen.


Grundidee

Die ersten Überlegungen für eine elektronische Vereinsverwaltung entstanden im Jahr 2012 als beim TSV Deuringen die Idee aufkam, die über Jahre etablierten Prozesse unter Einbindung digitaler Anwendungen zu optimieren.

Eine Analyse, der zu dieser Zeit auf dem Markt verfügbaren Systeme ergab, dass diese gerade für kleine und mittlere Vereine ein relativ uninteressantes Preis-/Leistungsverhältnis boten.

Darüberhinaus waren die Punkte Datensicherheit, mobile Verwendbarkeit und intuitive Bedienung häufig auch nur unzureichend berücksichtigt. Insbesondere das Thema „einfache Benutzung“ ist für Vereine mit einer größeren Anzahl an Mitgliedern, die nicht mit den heutigen digitalen Medien aufgewachsen sind, ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz eines neu eingeführten Systems.

Zunächst wurden die berüchtigten Excel-Listen zur Verwaltung der Mitglieder-Daten durch eine cloud-basierte Datenablage abgelöst. Damit ist sichergestellt, dass alle an den Verwaltungsvorgängen beteiligten Personen immer Zugriff auf den aktuellsten Datenbestand haben, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert. Besonderer Wert wurde auf den Einsatz modernster kryptographischer Verfahren gelegt, die ein hohes Maß an Datensicherheit garantieren.

Als nächstes folgte ein Modul zur Buchung von Sportanlagen, das sowohl an einem zentralen Vorort-Terminal, als auch zuhause am PC oder unterwegs mit dem Smartphone intuitiv zu bedienen ist. Um verschiedene Anforderungen an Reservierungs-Regeln abbilden zu können, wurden umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten vorgesehen.

Nach über 3 Jahren Entwicklungszeit ist ein System entstanden, das die Produktreife erreicht hat und schrittweise weiteren Vereinen angeboten werden kann. Durch den Einsatz agiler Entwicklungsmethoden und dem Vertrieb in einem Mietmodell haben die Kunden die Möglichkeit direkten Einfluss auf die weitere Entwicklung der Anwendung zu nehmen und ihre Anforderungen und Ideen einzubringen.


Module

Das System besteht aus verschiedenen Modulen, die jeweils bestimmte Funktionalitäten zur Verfügung stellen und entsprechend dem individuellen Bedarf gebucht werden können.

Benutzerverwaltung

Das Modul "Benutzerverwaltung" bietet alle Funktionalitäten, die Sie benötigen, um Ihren Mitgliedern Zugriff auf das System zu geben.

  • Anlegen/Ändern von Benutzerkennungen (inkl. Ändern von Passwörtern/PINs)
  • Verwaltung der Berechtigungen der Benutzer
  • Synchronisation mit externen Benutzerdaten (Excel)
  • Auto-Login Funktion
  • "Passwort vergessen"-Wiederherstellungsprozess, um den Administrationsaufwand gering zu halten

Platzreservierung

Das Modul "Platzreservierung" stellt alle Funktionen zur Verfügung, die Sie zur Verwaltung und Belegung Ihrer Plätze benötigen. Es kann an beliebigen Rechnern oder mobilen Endgeräten genutzt werden. Darüberhinaus besteht die Möglichkeit ein öffentliches Terminal einzurichten. Hierzu wird ein Browser im Vollbild-Modus verwendet und das System stellt einen speziellen Funktionsumfang bereit, der auf diesen Anwendungsfall angepasst ist. Das Modul kann eigenständig auf Basis der angelegten Benutzer arbeiten, oder mit den in der Mitgliederverwaltung hinterlegten Daten verknüpft werden, wodurch der zusätzliche Administrationsaufwand auf ein Minimum reduziert wird.

  • Reservierung von Einzel- und Doppelstunden
  • Konfiguration von Zusatzoptionen (z.B. Gast, Aufschlagtraining)
  • Beliebige Sonder-Reservierungsarten (z.B. Training, Punktspiel, Turnier, ...)
  • Nutzungsberechtigung individuell für jeden Benutzer festlegbar
  • Serienbuchungen
  • "Spielpartner gesucht"-Funktionalität
  • Sondermarkierung bei Einzel- bzw. Doppelstunden (z.B. Clubmeisterschaften)
  • Möglichkeit der Bildung von Zeiträumen, für die unterschiedliche Reservierungsbedingungen gelten können
  • Angabe von Zeiträume, die nicht reserviert werden dürfen (z.B. Mittagspause)
  • Beschränkung der Anzahl an Reservierungen pro Benutzer (in der Zukunft)
  • Beschränkung nach Zeit (erst ab 1 Stunde vorher reservierbar)
  • Beschränkung nach Ort (nur vom öffentlichen Terminal aus reservierbar)
  • Einschränkungen nach Alter (z.B. in den Abendstunden bevorzugt für Erwachsene) (#)
  • Berichtserstellung: Gaststunden-Auswertung, Belegungsübersicht pro Benutzer

Hinweis: Die mit (#) markierten Optionen stehen nur in Verbindung mit der Mitgliederverwaltung zur Verfügung.

Mitgliederverwaltung

  • Server-basierte Ablage Ihrer Mitgliederdaten
  • Gleichzeitiger Zugriff auf Ihre Verwaltungsdaten für alle berechtigten Benutzer
  • Verschlüsselung der Daten unter Verwendung vom AES 256-bit Schlüsseln (DSGVO-konform)
  • Zugriff auf Ihre Daten mittels Zertifikatsdatei
  • Konfiguration des Umfangs der abzulegenden Daten
  • Zuordnung der Mitglieder zu beliebigen Abteilungen
  • Konfigurierbare Mitgliedskategorien (z.B. Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied, ...)
  • Verwaltung von Lastschrift-Mandaten und Zahlungsarten
  • Verwaltung von Ausbildungsbescheinigungen
  • Automatisierte Erstellung von Benutzerkennungen inkl. Passwort-Brief
  • Automatische Deaktivierung von Benutzerkennungen bei Vereinsaustritt
  • Schnellsuche
  • Beitragsberechnung regulär und unterjährig (konfigurierbares Beitragsmodell inkl. Aufnahmebeiträgen)
  • Erzeugung/Export/Löschen von Rechnungsläufen
  • Excel-Export Funktion
  • Berichtserstellung: Geburtstagsliste, Verbandsmeldug (BLSV)

Eigenschaften des Systems

Flexibilität

  • Konfigurierbarkeit: Das System passt sich an Ihre Prozesse an, nicht umgekehrt
  • Individualität: Anpassung des Erscheinungsbilds an die Corporate Identity Ihres Vereins
  • Modularer Systemaufbau: Sie zahlen nur, was Sie auch wirklich nutzen wollen
  • Software als Dienstleistung: Monatliche Gebühren statt hoher Anschaffungskosten
  • Skalierungsmöglichkeit: Ihr Verein wächst oder ihre Anforderungen ändern sich? Kein Problem, der gebuchte Funktionsumfang kann monatlich geändert werden
  • Aktualitätsgarantie: Optimierungen/Verbesserungen stehen direkt ohne Extrakosten zur Verfügung

Sicherheit

  • Hosting/Datenablage in deutschem Rechenzentrum
  • Automatische Datensicherungen (täglich, auf Wunsch auch häufiger)
  • Verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS
  • Duale Authentifizierung:
    • Passwort für die Nutzung am Rechner oder mobilen Gerät (maximale Sicherheit)
    • PIN für die Nutzung am öffentlichen Terminal (komfortable Bedienung)
  • Verwendung aktueller Kryptoverfahren zur Verschlüsselung Ihrer Mitglieder-Daten (RSA-4096, AES-256).

Einfachheit

  • Intuitive Bedienung sowohl für Desktop-Rechner als auch auf Touch-Geräten
  • Terminals: Öffentlicher Zugang, den auch Personen ohne Computer-Fachkenntnisse bedienen können
  • Mobilität: Nutzen Sie das System von unterwegs mit Ihrem Smartphone (Android, iOS, Windows Phone, usw.)

Systemvoraussetzungen

  • Aktueller Browser
    • Internet Explorer ab Version 11
    • Firefox ab Version 46
    • Chrome ab Version 56
    • Safari ab Version 10

Demo-System

Wenn Sie sich selbst einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit des Systems verschaffen wollen, haben Sie die Möglichkeit sich auf unserem Testsystem umzusehen.


Zum Testsystem


Hinweise:

  • Sie können gerne so viele Testeingaben machen, wie Sie möchten.
  • Da es sich um ein öffentliches System handelt, kann es vorkommen, dass die unten angegebenen Benutzerkennungen mehrfach verwendet werden.
  • Die enthaltenen Test-Daten werden regelmässig auf Ihren Ausgangszustand zurückgesetzt.
  • Sollten Sie eine Test-Umgebung benötigen, die Ihnen exklusiv zur Verfügung steht, kontaktieren Sie uns einfach!



Um auf das System zuzugreifen stehen mehrere Logins zur Verfügung:

Benutzername Passwort PIN Schlüsseldatei Beschreibung
mein.verein.admin test 1234 Zentraler Benutzer des Vereins mit Zugriff auf die Benutzerverwaltung
verwaltung test 1234 Download Benutzer, der für die Mitgliederverwaltung des gesamten Vereins zuständig ist
abteilung_turnen test 1234 Download Verwaltungsbenutzer für die Turn-Abteilung. Es sind nur die Mitglieder, der Abteilung Turnen sichtbar. Einige Mitgliederdaten können auch verändert werden.
lucas.weber test 1234 Ein Benutzer, der nur Trainingsstunden anlegen kann
robert.richter test 1234 Ein Benutzer, der nur Platzsperrungen anlegen kann (z.B. externer Platzwart)
max.mustermann test 1234 Ein Benutzer, der sowohl normale Reservierungen, als auch verschiedene Sonderreservierungen anlegen kann
dennis.bauer test 1234 Ein typisches Mitglied, dass Einzel- und Doppelreservierungen anlegen kann
Um die Mitgliederverwaltung zu testen, werden die oben aufgeführten Schlüsseldateien benötigt, die dazu dienen, die Daten zu entschlüsseln. Laden Sie die passende Datei über den Eintrag in der Menü-Leiste, nachdem Sie sich im Portal eingeloggt haben.

Stichwort PIN

Sie wollen ausprobieren wie sich das System als Terminal verhält?

Kein Problem!

Um das System im entsprechenden Modus zu starten, muss Ihr Browser zunächst dafür eingerichtet werden: Hier klicken!
Als Benutzername geben Sie jetzt mein.verein.1 und als Passwort wie gehabt test ein. Dann noch ein Klick auf "Einrichten" und schon sind Sie fertig!

Wenn Sie jetzt wieder die Hauptseite aufrufen, wird sich das System automatisch anmelden und in den Terminal-Modus schalten.
Das Anlegen von Reservierungen wird jetzt durch Eingabe der PIN bestätigt.

Um Ihren Browser wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzen, begeben Sie sich wieder auf die Einrichtungsseite und wählen Sie "Zurücksetzen".

Preismodell

Für die Verwendung des Systems fallen sowohl einmalige als auch monatliche Kosten an, die sich anhand der gewünschten Funktionalität berechnen. Jedes Modul kann monatlich hinzugebucht oder abbestellt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie immer nur den Umfang bezahlen, der gerade benötigt wird.

Monatliche Kosten

Basisgebühr (Hosting, Backup, Updates, Benutzerverwaltung) 10 €
Terminal-Benutzerkennung (Stück) 1 €
Platzreservierung
Modulbasispreis 10 €
Pro Platz 0,50 €
Mitgliederverwaltung
Modulbasispreis 10 €
Pro 100 Mitglieder 0,50 €

Einmalige Kosten

Einrichtungsgebühr (Basis-Einrichtung des Systems, Kundenspezifische Konfiguration, Corporate Identity Anpassungen, Initialer Daten-Import) 50 €


Alle Preise verstehen sich inklusive der Mehrwertsteuer.
Gültig ab Januar 2015

Referenzen

Hier finden Sie eine Auflistung der Vereine, die das System bereits einsetzen.



TSV Deuringen - Tennis

Das System wurde ursprünglich im Jahr 2012 entwickelt, um die internen Verwaltungsabläufe der Tennis-Abteilung des TSV Deuringen zu optimieren und die dezentrale Verwendung verschiedener Excel-Dateien abzulösen. Ende des Jahres 2013 entstand die Idee, den Belegungsplan durch eine elektronische Lösung zu ersetzen, die zum Start der Sommersaison 2014 zum ersten Mal zum Einsatz kam.

Verwendete Module:

  • Mitgliederverwaltung (seit 2013)
  • Benutzerverwaltung (seit 2013)
  • Platzreservierung (seit 2014)
  • Terminplaner (seit 2015)

Referenz TSV Deuringen - Homepage-Screenshot
Referenz TSV Deuringen - Terminal


TSG Stadtbergen 1892 e.V.

Pilotkunde für den Einsatz des Platzreservierungsmoduls für eine größere Anlage mit 7 Freiplätzen und über 200 Mitgliedern der Tennis-Abteilung. Seit 2018 Verwaltung der über 1700 Mitglieder des Gesamtvereins über das Mitgliederverwaltungsmodul.

Verwendete Module:

  • Benutzerverwaltung (seit 2015)
  • Platzreservierung (seit 2015)
  • Terminplaner (seit 2017)
  • Mitgliederverwaltung (seit 2018)

Referenz TSG Stadtbergen - Homepage-Screenshot
Referenz TSG Stadtbergen - Terminal


STC Hakenfelde

Verwendete Module:

  • Benutzerverwaltung (seit 2017)
  • Platzreservierung (seit 2017)

Referenz STC Hakenfelde - Homepage-Screenshot
Referenz STC Hakenfelde - Terminal


Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher

Stefan Kraus
Breitenbergweg 3
86391 Stadtbergen
E-Mailadresse: info@online-vereinsverwaltung.net
Link zum Impressum: https://online-vereinsverwaltung.net -> Kontakt/Impressum

Arten der verarbeiteten Daten:

- Bestandsdaten (z.B., Namen, Adressen).
- Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern).
- Inhaltsdaten (z.B., Texteingaben, Fotografien, Videos).
- Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
- Meta-/Kommunikationsdaten (z.B., Geräte-Informationen, IP-Adressen).

Kategorien betroffener Personen

Besucher und Nutzer des Onlineangebotes (Nachfolgend bezeichnen wir die betroffenen Personen zusammenfassend auch als „Nutzer“).

Zweck der Verarbeitung

- Zurverfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Funktionen und Inhalte.
- Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern.
- Sicherheitsmaßnahmen.
- Reichweitenmessung/Marketing

Verwendete Begrifflichkeiten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z.B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

„Pseudonymisierung“ die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden;

„Profiling“ jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen;

Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

„Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet;

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisen. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigt (Art. 25 DSGVO).

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

Übermittlungen in Drittländer

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.

Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

Widerspruchsrecht

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Cookies und Widerspruchsrecht bei Direktwerbung

Als „Cookies“ werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der Nutzer gespeichert werden. Innerhalb der Cookies können unterschiedliche Angaben gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem Nutzer (bzw. dem Gerät auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies, bzw. „Session-Cookies“ oder „transiente Cookies“, werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem ein Nutzer ein Onlineangebot verlässt und seinen Browser schließt. In einem solchen Cookie kann z.B. der Inhalt eines Warenkorbs in einem Onlineshop oder ein Login-Staus gespeichert werden. Als „permanent“ oder „persistent“ werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann z.B. der Login-Status gespeichert werden, wenn die Nutzer diese nach mehreren Tagen aufsuchen. Ebenso können in einem solchen Cookie die Interessen der Nutzer gespeichert werden, die für Reichweitenmessung oder Marketingzwecke verwendet werden. Als „Third-Party-Cookie“ werden Cookies bezeichnet, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Onlineangebot betreibt, angeboten werden (andernfalls, wenn es nur dessen Cookies sind spricht man von „First-Party Cookies“).

Wir können temporäre und permanente Cookies einsetzen und klären hierüber im Rahmen unserer Datenschutzerklärung auf.

Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.

Ein genereller Widerspruch gegen den Einsatz der zu Zwecken des Onlinemarketing eingesetzten Cookies kann bei einer Vielzahl der Dienste, vor allem im Fall des Trackings, über die US-amerikanische Seite http://www.aboutads.info/choices/ oder die EU-Seite http://www.youronlinechoices.com/ erklärt werden. Des Weiteren kann die Speicherung von Cookies mittels deren Abschaltung in den Einstellungen des Browsers erreicht werden. Bitte beachten Sie, dass dann gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses Onlineangebotes genutzt werden können.

Löschung von Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe).

Nach gesetzlichen Vorgaben in Österreich erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 7 J gemäß § 132 Abs. 1 BAO (Buchhaltungsunterlagen, Belege/Rechnungen, Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc.), für 22 Jahre im Zusammenhang mit Grundstücken und für 10 Jahre bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.

Geschäftsbezogene Verarbeitung

Zusätzlich verarbeiten wir
- Vertragsdaten (z.B., Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie).
- Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindung, Zahlungshistorie)
von unseren Kunden, Interessenten und Geschäftspartner zwecks Erbringung vertraglicher Leistungen, Service und Kundenpflege, Marketing, Werbung und Marktforschung.

Hosting

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs dieses Onlineangebotes einsetzen.

Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO (Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag).

Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Wir, bzw. unser Hostinganbieter, erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.

Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal 7 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Kontaktverwaltung

Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben sowie Organisation unseres Betriebs, Finanzbuchhaltung und Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten. Die Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Von der Verarbeitung sind Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Websitebesucher betroffen. Der Zweck und unser Interesse an der Verarbeitung liegt in der Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Archivierung von Daten, also Aufgaben die der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten, Wahrnehmung unserer Aufgaben und Erbringung unserer Leistungen dienen. Die Löschung der Daten im Hinblick auf vertragliche Leistungen und die vertragliche Kommunikation entspricht den, bei diesen Verarbeitungstätigkeiten genannten Angaben.

Wir offenbaren oder übermitteln hierbei Daten an die Finanzverwaltung, Berater, wie z.B., Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie weitere Gebührenstellen und Zahlungsdienstleister.

Ferner speichern wir auf Grundlage unserer betriebswirtschaftlichen Interessen Angaben zu Lieferanten, Veranstaltern und sonstigen Geschäftspartnern, z.B. zwecks späterer Kontaktaufnahme. Diese mehrheitlich unternehmensbezogenen Daten, speichern wir grundsätzlich dauerhaft.

Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.

Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.

Erstellt mit Datenschutz-Generator.de von RA Dr. Thomas Schwenke

Kontakt

Sie benötigen weitere Informationen?

Sie hätten gerne einen kostenlosen unverbindlichen Beratungstermin, um die Einsetzbarkeit in Ihrem Verein zu klären?

Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung!



Stefan Kraus
Email: info@online-vereinsverwaltung.net
Telefon: 0821 / 24 40 43 22



Impressum

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Stefan Kraus
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86391 Stadtbergen
Telefon: 0821 / 24404322
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